Hensikten med konferansen var både å inspirere til engasjement fra kommunene gjennom formidling av prosjektets forhistorie og unike karakter, og å formidle hva som krevdes av lokal kunnskap og bidrag fra kommunene i prosjektet.
Undersøkelsen som skal gjennomføres omfatter alle de 33 kommunene i fylket. Til forskjell fra registreringen i 1999 vil også Bergen kommune, som har et omfang av lokallag som tilsvarer alle de andre kommunene til sammen, tas med denne gang. Jill Loga og Ivar Eimhjellen vil ha ansvar for den første fasen av prosjektet og innsamlingen av kommunenes lister. Senere vil Dag Wollebæk, Dag Arne Christensen, Krsitin Strømsnes og Jacob Aars bli involvert når surveyundersøkelsen kommer i gang.
Neste trinn i prosjektet vil være å avholde et nytt møte med representantene for de ulike bydelen i Bergen kommune for å diskutere gjennomføringen av bergensforeningene spesielt. Det tas sikte på at lister fra alle kommuner vil være kommet inn til 1. oktober slik at survey-undersøkelsen til foreningene vil kunne gjennomføres før årsskiftet.
Per Selle innledet konferansen med å fortelle om prosjektets historie og nytte for både forskningen, kommunene selv og samfunnet forøvrig. Senere tok Dag Wollebæk opp de mer tekniske aspektene ved prosjektet og belyste fremgangsmåten fra både forrige undersøkelse i 1999 og for den nye som nå skal gjennomføres. Det var avslutningsvis satt av god tid til spørsmål og diskusjon der også de andre involverte forskerne i prosjektet deltok, det vil si Loga, Eimhjellen, Strømsnes og Christensen.
Konferansens deltakere var først og fremst svært positivt innstilt til denne kartleggingen, men var også opptatt av spørsmål knyttet til omfang og variasjon mellom de ulike kommuner. Videre var også diskusjonen preget av spørsmål knyttet til den tekniske gjennomføringen. For 10 år siden bestod kommunenes innsats i å skulle fylle ut et eget ark per organisasjon med den informasjon som ble etterspurt i prosjektet. I dag vil hele undersøkelsen hovedsakelig bli utført digitalt og ved bruk av delvis utfylte regneark som sendes ut og returneres per e-post.
