English version of this page

Personvernerklæring

Versjon 3 – Revidert juni 2024. Forrige versjon fra desember 2023.

Personvernerklæringen inneholder beskrivelser av hvordan Institutt for samfunnsforskning (ISF) behandler dine personopplysninger, for eksempel dersom du henvender deg til ISF, deltar på våre arrangementer osv.  

Dersom du spørsmål om ISFs behandling av personopplysninger eller ønsker å bruke de rettigheter du har når vi behandler dine personopplysninger, kan du kontakte:

Generelt om ISFs ansvar

Institutt for samfunnsforskning (ISF) har ansvaret for de personopplysninger vi samler inn, hvilke hjelpemidler vi bruker og for at vår behandling av personopplysninger skjer lovlig.

Dersom ISF bruker eksterne databehandlere (aktører som leverer tjenester til oss) må det inngås en databehandleravtale. Ansvaret for behandling av personopplysninger kalles behandlingsansvar.

Dine rettigheter

De viktigste rettighetene er retten til innsyn og til å få rettet eller slettet personopplysninger. Du kan lese mer om dette i Dine rettigheter.

Når behandler ISF personopplysninger om deg?

Vi behandler opplysninger om deg i følgende situasjoner:

  • Du har meldt deg på et arrangement
  • Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
  • Du har søkt jobb eller oppdrag hos oss
  • Du har sendt oss en henvendelse eller klage
  • Du besøker vår hjemmeside

ISF er en forskningsvirksomhet og behandler også ofte personopplysninger for å kunne gjennomføre forskningsprosjekter. Den behandling av personopplysninger som skjer i forskning vurderes særskilt. Der det ikke innhentes samtykke og det lovlige grunnlaget for behandlingen er «allmennhetens interesse», vil dette framgå av de enkelte prosjektbeskrivelsene på ISF nettsted. På våre nettsider finner du mer Informasjon om retningslinjer for forskningsetikk og personvern i vår forskning. 

ISF kan også behandle personopplysninger i andre sammenhenger:

  • Dine opplysninger fremkommer i en redegjørelse eller henvendelse som oversendes ISF fra eksterne, for eksempel en annen virksomhet
  • Vi mottar opplysninger om deg fra offentlige myndigheter eller andre virksomheter
  • En jobbsøker har oppgitt deg som referanse
  • Du er registrert som kontaktperson for en ekstern virksomhet eller organisasjon

Behandling av personopplysninger på våre nettsider

IT-avdelingen ved Universitetet i Oslo (UiO IT) er databehandler for hoveddelen av ISFs systemer og leverer også ISFs nettløsning (Vortex). ISF og UiO IT har databehandleravtaler som regulerer tilgang og behandling av personopplysninger. Opplysninger som samles inn lagres på egne servere driftet av UiO IT, som kun UiO IT og ISF har tilgang til.

Vortex har integrasjoner mot systemene Cristin, Weblogin, Feide (alle ved underleverandør Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning) og WebID (ved UiO). Det utveksles personopplysninger for innloggede brukere med disse systemene. Brukere av systemene må gi samtykke før systemene er tilgjengelige.

Informasjonskapsler (cookies)

Bruk av informasjonskapsler er regulert i ekomloven § 2-7b. Bruk av informasjonskapsler er ikke tillatt med mindre bruker er informert om, og har samtykket til, hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med denne behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Nedenfor finner du informasjon om ISFs bruk av informasjonskapsler. Ved å være på ISFs nettsider, samtykker du til at det settes informasjonskapsler i din nettleser.

Formålet med informasjonskapsler:

  • Nødvendig funksjonalitet
  • Analyse av bruksmønster og statistikk
  • Informasjonskapsler til tredjepartstjenester som påmeldingsskjema og arrangementsstrømming

Hvis du ikke ønsker at vi bruker tredjeparts informasjonskapsler, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren din. Hvordan du gjør det kan du lese om på Nettvett.no under Slik administrerer du informasjonskapsler/cookies (nettvett.no).

ISF samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettsiden. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Alle informasjonskapsler er aggregerte og anonymiserte, for å forhindre at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på våre nettsider.

Google Analytics

ISF bruker Google Analytics for å analysere bruken av ISFs nettsider. Nettanalysetjenesten bruker informasjonskapsler for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. IP-adressen anonymiseres før den sendes til Google. I henhold til nytt rammeverk fra EU-kommisjonen for overføring av personopplysninger til 3. land er den overføring som normalt skjer, i tråd med personvernforordningen.

Søk

Det lagres informasjon om hvilke søkeord som benyttes i søkeverktøyet på nettsiden. Søkeordene blir brukt til analyse gjennom Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Søkeordene kan ikke kobles til bruker eller opplysninger om brukerne.

Deling av innlegg

Når du deler innlegg fra ISFs nettsiden lagres det ikke informasjon om dette hos ISF. Nettsamfunnet du deler innlegg til kan lagre informasjonen, dette reguleres av din avtale med det nettsamfunnet.

Nyhetsbrev

Institutt for samfunnsforskning (ISF) tilbyr tre ulike nyhetsbrev: Et som dekker alle våre fagområder og to som tilbyr nyheter fra våre to forskningssentre: CORE – senter for likestillingsforskning og Senter for forskning på sivilsamfunn og frivillig sektor.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere e-postadresse og hvilke nyhetsbrev du ønsker å motta. Ved påmelding samtykker du til at vi behandler noen personopplysninger, blant annet: tidspunkt for innmelding og åpning av sist nyhetsbrev, i tillegg til antallet lenkeklikk. Disse opplysningene lagres i en database driftet av vår databehandler Make AS. Ut over dette deles ikke opplysningene med andre.

Instituttets nyhetsbrev sendes ut regelmessig, mens CORE – senter for likestillingsforskning og Senter for forskning på sivilsamfunn og frivillig sektors nyhetsbrev sendes ut to til fire ganger i året. Invitasjoner til arrangementer sendes ut når det er aktuelt (se under).

Behandlingsgrunnlaget for nyhetsbrevene er samtykke, etter personvernforordningen artikkel 6 nummer 1 bokstav a. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av. Personopplysningene dine slettes når du sier opp abonnementet.

Arrangementer  

Påmelding

Ved påmelding til et arrangement, ber vi om e-postadressen din. Til enkelte arrangementer kan vi også innhente opplysninger som navn, arbeidssted, kontaktinformasjon og tilleggsinformasjon om behov vi må ta hensyn til. Formålet med opplysningene er å gi oss nødvendig informasjon for å kunne administrere og tilrettelegge arrangementene for deltakerne.

Interesseavveininger for ulike tilleggsopplysninger, for eksempel behov for trappefri tilgang, matpreferanser med mer er viktig for oss som arrangør, fordi det setter oss i stand til å gjennomføre arrangementet på en god måte. Opplysningene er også nødvendig for å sikre den registrertes interesser, for eksempel slik at den inviterte sikres fysisk tilgang til arrangementet og/eller nødvendig assistanse.

Institutt for samfunnsforskning benytter Nettskjema som databehandler ved påmelding til arrangementer. Utover en påminnelsesepost til de påmeldte (sendt via Make AS, nevnt over) brukes ikke dine opplysninger til andre formål enn gjennomføringen av arrangementet, og slettes senest fire uker etter. Se også Nettskjemas personvernerklæring.

Invitasjoner

Vi sender ut invitasjoner per e-post basert på kontaktinformasjon for utsending av nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget for å behandle kontaktinformasjon og å sende ut invitasjoner er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f: berettiget interesse. For å kunne anvende dette behandlingsgrunnlaget må vi som behandlingsansvarlig dokumentere våre interesser versus interessene til de registrerte, altså de vi behandler personopplysninger om.

Den behandlingsansvarliges interesse for å sende ut invitasjoner er stor. Denne interessen er tett koplet til instituttets formål slik det er formulert i våre vedtekter. I kulepunkt fire står det at Institutt for samfunnsforskning skal «vekke og fremme den alminnelige interesse for samfunnsvitenskap gjennom publikasjoner, forelesninger og deltakelse i offentlig ordskifte». Videre er våre arrangementer som regel åpne for alle, gratis og strømmet. Samtidig vurderer vi det slik at de registrerte i svært liten grad utsettes for skade/belastning, samt at det er enkelt å melde seg av nyhetsbrevlistene. Vi vurderer det også dithen at personer som er interessert i våre forskningsområder, vil ha interesse av arrangementer knyttet til de samme temaene.

Fotografering

Det tas bilder på flere av våre offentlige og interne arrangementer. Bildene blir lagret sikkert på ISFs server. Bildene kan publiseres på www.samfunnsforskning.no med den begrunnelse at det er i vår interesse å kunne informere om de aktiviteter som gjennomføres.

Institutt for samfunnsforskning forholder seg til lovverket når vi publiserer og deler bilder og video der eksterne personer er motivet. I de fleste tilfeller vil vi informere dem det gjelder, men hvis arrangementet/situasjonen ikke er aktuell eller av allmenn interesse, skal det innhentes og dokumenteres samtykke.

Strømming og video

Når du ser på et av våre arrangementer via video eller strømming, så vil tilbyderen av denne tjenesten (Vimeo) samle personinformasjon ved bruk av informasjonskapsler.

Vi informerer i invitasjoner og på nettsidene våre hvis et arrangement strømmes, slik at deltakere er gjort kjent med dette. Hvis arrangementet/situasjonen verken er aktuell eller av allmenn interesse, skal det innhentes og dokumenteres samtykke. Det er kommunikasjonsenheten som er ansvarlig for samtykkeinnhenting.  Det lovlige grunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Den tillater behandling av opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse. ISFs berettigede interesse er i denne sammenheng viktigheten av å nå ut med resultatene av vår forskning.

Saksbehandling og arkiv

ISF bruker Public360 arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter.

Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto etter tilslutning til rammeavtale med Sikt.

Henvendelser fra eksterne, privatpersoner eller en virksomhet som blir arkivert vil inneholde de personopplysninger som inngår i henvendelsen. Videre saksbehandling vil inkludere personopplysninger i den grad slike er nødvendig for å utføre oppgaven. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til NOARK-standarden. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger. All informasjon er passord-beskyttet og tilgangen til sensitiv informasjon blir begrenset gjennom tilgangsstyring. 

E-post og telefon

ISFs medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes epostkontoene, og relevante e-poster vil bli overført til oppfølging. I henhold til ansattes Sikkerhetsinstruks skal særlige kategorier personopplysninger ikke sendes med e-post med mindre de blir kryptert.

ISF bruker Telia som leverandør av telefoniløsning. Gjennom denne løsningen har ISF tilgang til en samtalelogg for sentralbordet som viser aktiviteten (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) de siste 14 dagene. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres. Se også Telias personvernerklæring.

Jobbsøkere

ISF bruker jobbsøkeportalen JobbNorge til å administrere innsendte søknader. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til opplysninger i eventuelle intervju, kan ISF innhente opplysninger på eget initiativ, for eksempel ved referansesjekk.

I henhold til personopplysningsloven § 28 skal ikke søknader med personopplysninger kunne oppbevares lenger enn nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Vi sletter opplysninger om deg som søker etter hvor du er i ansettelsesprosessen. Dersom du ikke blir innkalt til intervju slettes søknaden fire måneder etter første behandling. Blir du innkalt til intervju slettes søknad etter 18 måneder etter at utlysningsprosessen er avsluttet.

Inngangskontroll – kamerafunksjon i porttelefon

Ved inngangspartiet på gateplan hos ISF er det montert et kamera med mikrofon for å sikre at vi ikke slipper inn uvedkommende. Kameraet og mikrofonen aktiveres manuelt når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til ISFs lokaler.